Đánh giá chủ đề:
  • 0 Votes - 0 Average
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
Nghề thư ký văn phòng
#1
Đã không còn thời kỳ thư ký văn phòng chỉ cần biết đọc, biết viết, biết tính toán chút ít. Ngày nay, những người làm công tác này cần nhiều kỹ năng hơn, đảm nhiệm công việc phức tạp hơn và thông minh hơn.

Thật vậy, phạm vi chuyên môn nghiệp vụ thư ký bao quát rộng hơn, ngoài các nghiệp vụ thông thường, người thư ký còn phải đảm nhiệm các chức năng dịch vụ bao gồm cả kế toán, tài chính, nhân sự, tổng hợp và quản trị. Các chức năng này được thể hiện bằng các nhiệm vụ cụ thể. Trong đó, các nhiệm vụ quan trọng nhất là xử lý thư tín, giao địch điện thoại, chuẩn bị các văn thư, văn bản và các báo cáo chuẩn bị các cuộc họp, các chuyến đi.

Không những thế, họ còn là người làm việc với các công ty y tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, dịch vụ nhà đất. Đôi khi họ cũng phải gặp gỡ các luật sư làm việc với tòa án để giải quyết những vụ việc thay cho các nhà quản lý cấp cao.

Tăng thêm thu nhập cho dân văn phòng, phải làm thế nào, truy cập đọc thêm http://thoidai.com.vn/giao-duc/tuyen-sin...4c21n72376

Các kỹ năng cơ bản

Đánh máy đạt tốc độ 60 - 70 chữ một phút (tiếng Anh đạt 50 từ/phút).

Tốc ký đạt tốc độ 100 - 120 chữ một phút (tiếng Anh đạt 80 từ/phút).

Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.

Trình bày bản đánh máy, bản viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.

Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.

Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng.

Kỹ năng lập hồ sơ lưu và tra cứu nhanh.

Biết và sử dụng được ngoại ngữ.

Phẩm chất cá nhân

Người làm công tác thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, tự tạo động lực tạo được sự tin cậy, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành tốt công việc là điều hết sức cần thiết. Đôi khi, họ có thể sẽ thay mặt giám đốc để giao dịch, thương thảo với các đối tác. Do vậy, khả năng nghe hiểu, viết, nói và đọc gãy gọn cũng là điều hết sức cần thiết.

Trong đàm phán, người thư ký giỏi còn đóng vai trò như một trợ lý, lúc này năng lực tính toán và khả năng suy đoán luôn được đề cao. Ngoài ra, ngoại hình cũng là yếu tố cần được xem xét bởi thư ký (đặc biệt là thư ký riêng) là người thường xuất hiện bên cạnh nhà quản lý cấp cao trong các buổi gặp gỡ, đàm phán, ký kết hợp đồng.

Giám đốc là người luôn bận rộn, do vậy, những công việc như chuẩn bị các cuộc họp (lên chương trình, soạn tài liệu, lập biên bản ...), chuẩn bị các chuyến đi công tác (lên hành trình, thu xếp các cuộc gặp, nơi ăn ở...) phải được người thư ký đảm nhiệm tốt. Ở đây, bản thân người thư ký phải thể hiện mình quản lý và sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả.

Thư ký cũng là người phân phối thông tin và truyền đạt công việc từ cấp trên đến các bộ phận, do đó người thư ký cần có năng lực xây dựng quan hệ, phối hợp tốt với mọi cấp với cấp trên, với cấp dưới, với khách hàng và khách đến giao tiếp với doanh nghiệp. Đi kèm theo đó là tính tình vui vẻ hòa nhã, khôi hài đúng lúc trong giao tiếp, ứng xử.

Do là người được phép tiếp xúc với nhiều thông tin cơ mật của doanh nghiệp nên thư ký phải là người tin cậy đặc biệt là thư ký giám đốc. Nhiều Công ty bị lộ thông tin do có nội gián mà không ai khác chính là người thư ký. Để tránh trường hợp “nuôi ong tay áo” khi tuyển thư ký, cần phải lưu ý đặc biệt tới phẩm chất trung thực.

Thư ký giỏi thường cũng là đối tượng mà cấp quản lý nhắm vào để đề bạt khi cần đến. Do vậy, để sẵn sàng cho những nấc thang cao hơn trong tổ chức, người thư ký cần không ngừng rèn luyện để có được kiến thức sâu và đủ rộng về kinh tế, thương mại, kế toán, tài chính, luật kinh tế. Ngoài ra, người thư ký cũng cần nhanh chóng nắm bắt được và hiểu biết sâu sắc về tổ chức và hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.

Nguồn: http://www.doanhnhansaigon.vn/


Có thể liên quan đến chủ đề...
Chủ đề: Tác giả Trả lời: Xem: Bài mới nhất
  Tìm địa chỉ học tin học văn phòng ở hà nội thieunhi2005 0 8
Bài mới nhất: thieunhi2005
  Tận dụng công nghệ kết nối nhân viên mới và công ty hainam6683 0 4
Bài mới nhất: hainam6683
  5 điều tạo dấu ấn đặc biệt với nhà tuyển dụng trong cuộc phỏng vấn tienmanh90 0 10 08-14-2018, 08:47 PM
Bài mới nhất: tienmanh90
  Lớp tin học văn phòng ở hà nội chất lượng thieunhi2005 0 7 08-14-2018, 07:43 PM
Bài mới nhất: thieunhi2005
  Những điều tuyệt đối không được nói trong buổi phỏng vấn odoruchien 0 25 08-13-2018, 08:29 PM
Bài mới nhất: odoruchien
vietnam Nên học khóa tin học văn phòng ở đâu chất lượng lephuonglinh 0 15 08-12-2018, 10:08 PM
Bài mới nhất: lephuonglinh
  Khai giảng lớp tin học văn phòng tại Hà Nội thieunhi2005 0 10 08-11-2018, 05:16 PM
Bài mới nhất: thieunhi2005
  Khai giảng lớp tin học văn phòng tại Hà Nội thieunhi2005 0 7 08-11-2018, 05:16 PM
Bài mới nhất: thieunhi2005
vietnam Địa chỉ lớp tin học văn phòng chất lượng tại hà nội lephuonglinh 0 9 08-06-2018, 04:00 PM
Bài mới nhất: lephuonglinh
yes Nên học tin học văn phòng ở đâu chất lượng hà nội thieunhi2005 0 6 07-31-2018, 05:41 PM
Bài mới nhất: thieunhi2005

Di chuyển nhanh:


Những người đang xem chủ đề này: 1 khách